Команда Сибтеха реализовала проект комплексной системы управления мероприятиями для Грозненского государственного нефтяного технического университета имени академика М.Д. Миллионщикова.

Грозненский государственный нефтяной технический университет имени академика М.Д. Миллионщикова (ГГНТУ) — ведущий отраслевой вуз России, готовящий специалистов для нефтегазовой и энергетической промышленности. Университет сочетает фундаментальное образование с прикладными исследованиями, активно развивает научно-инновационную деятельность и сотрудничает с крупнейшими предприятиями ТЭК.

Перед университетом стояла задача цифровизировать процесс организации мероприятий и объединить все этапы — от планирования до аналитики — в единую цифровую среду. Команда Сибтеха реализовала проект, который автоматизировал цикл организации мероприятий — от заявки и согласования до сбора обратной связи, рейтинговой оценки и BI-аналитики.

Реализованный функционал

1. Централизованный реестр мероприятий

Система включает единый каталог всех событий университета, в котором хранится детализированная информация по каждому мероприятию: целевая аудитория, формат, масштаб, дата и место проведения, а также другие ключевые параметры.

Каждое мероприятие проходит последовательные этапы:

• Подготовка мероприятия,
• Подготовка завершилась,
• Регистрация открыта,
• Регистрация закрыта,
• Сбор обратной связи,
• Успех/Провал.



Благодаря этому руководство вуза видит всю цепочку работы и может контролировать процесс на каждом шаге.

2. Процесс согласования и утверждения

Внедрена специальная воронка «Заявки на проведение», которая обеспечивает обязательное предварительное согласование всех мероприятий. Система автоматически уведомляет авторов заявок и ответственных сотрудников на каждом этапе, ускоряя процесс принятия решений. При необходимости заявку можно отклонить или вернуть на доработку с комментариями — это позволяет оперативно корректировать планы и повышает качество планируемых мероприятий.

3. Регистрация на мероприятие и организация участия

Для удобства участников реализована гибкая система регистрации с возможностью настройки различных форм сбора данных. Информация о зарегистрированных участниках автоматически поступает в CRM и становится доступной организатору.

Особое внимание уделено учёту фактического участия: каждому участнику генерируется персональный QR-код, который сканируется на месте проведения мероприятия. Это полностью автоматизировало процесс отметки посещаемости.



4. Автогенерация лендингов мероприятий

Разработан инструмент, позволяющий сотрудникам университета самостоятельно создавать красивые одностраничные лендинги мероприятий. Организатору достаточно заполнить карточку события в CRM — указать дату, время, описание, загрузить изображение и настроить регистрацию. Лендинг формируется автоматически по шаблону, буквально в один клик.

Важная особенность — возможность редактировать страницу после публикации: обновлять программу, публиковать информацию о спикерах и партнёрах, продлевать регистрацию. Благодаря этому сотрудники вуза получили новый канал информирования абитуриентов, студентов и сотрудников, сократили время подготовки мероприятий и сделали процесс гибким и удобным — без привлечения IT-специалистов.



5. Автоматизированные инструменты коммуникации и учёта

Система автоматизирует взаимодействие с участниками: отправляет приветственные письма, напоминания и массовые рассылки с запросом обратной связи. Сообщения можно редактировать и персонализировать под каждое мероприятие.

Вся история действий фиксируется: кто зарегистрировался, кто посетил мероприятие, кому отправлена анкета и кто её заполнил. Количественные и качественные оценки собираются автоматически, что позволяет организаторам оперативно анализировать результаты каждого события.

6. Внутренняя рейтинговая система и механизм начисления баллов

Внедрена методика оценки участия в мероприятиях через систему рейтинговых баллов. Организаторы, соорганизаторы (волонтёры, фотографы, вспомогательные сотрудники) и участники получают баллы в соответствии со своим вкладом.

Все данные хранятся как в реестре конкретного мероприятия, так и в едином рейтинговом реестре.



Для руководства предусмотрены детализированные отчёты с возможностью фильтрации по периодам, факультетам, институтам и типам мероприятий, а также автоматическое формирование рейтингов по ролям.

Это позволяет вузу поощрять наиболее активных участников грамотами, благодарственными письмами и другими методами материального стимулирования.

7. BI-аналитика и статистические отчёты

Для комплексного анализа данных создана система отчётности на базе Yandex DataLens. Данные из CRM Битрикс24 ежедневно синхронизируются с базой PostgreSQL и DataLens, что позволяет видеть актуальную статистику в режиме реального времени.

Руководство получает удобные аналитические дашборды и может строить любые срезы данных, анализировать эффективность мероприятий и принимать управленческие решения на основе точных показателей.

Результаты проекта

Благодаря реализации проекта ГГНТУ получил единую систему управления мероприятиями, которая ускорила подготовку событий, сделала процесс прозрачным и удобным для сотрудников, автоматизировала сбор обратной связи и учёт участия, а также предоставила мощные аналитические инструменты для руководства.

Внедрённое решение позволило университету перейти от разрозненных процессов к единой цифровой экосистеме. Теперь ГГНТУ может оперативно планировать мероприятия, информировать аудиторию, мотивировать участников и принимать решения на основе данных. Проект стал важным шагом в цифровой трансформации университета и заложил основу для дальнейшего развития его событийной активности.