Команда Сибтеха разработала и внедрила CRM-систему для управления приемной кампанией в Национальном исследовательском технологическом университете «МИСИС» — одном из ведущих инженерно-технологических вузов России, специализирующемся на новых материалах, цифровых технологиях и искусственном интеллекте.

Университет МИСИС входит в топ-10 российских университетов по версии RAEX и QS EECA, ведет обучение более чем по 200 программам бакалавриата, магистратуры и аспирантуры. В вузе обучаются студенты из 80+ стран, а приемная кампания ежегодно охватывает десятки тысяч обращений.

Перед университетом стояла стратегическая задача — выстроить единую систему коммуникации с абитуриентами на всех этапах взаимодействия и обеспечить прозрачность данных между приемной комиссией и маркетингом.

Особенности проекта

Университет МИСИС обладает сложной многоканальной системой привлечения абитуриентов: присутствие на ведущих образовательных платформах, активная программа мероприятий, отдельный блок работы с иностранными абитуриентами, сбор подписчиков на рассылку и обработка разноформатных обращений в приемную комиссию.

До внедрения CRM данные накапливались в разрозненных источниках, отсутствовала централизованная база лидов, рутинные операции выполнялись вручную, а единая картина по приемной кампании была размытой и неполной.

Основные проблемы:

• Потеря и дублирование лидов при передаче между отделами;
• Разрозненность данных между различными системами и сервисами;
• Преобладание ручной обработки заявок и обращений;
• Отсутствие контроля за посещаемостью мероприятий;
• Сложность отслеживания этапов работы с абитуриентами;
• Невозможность оценки эффективности источников привлечения.

Задачи проекта

Проект по внедрению CRM-системы в Университете МИСИС был направлен на создание единой цифровой экосистемы управления абитуриентами, объединяющей маркетинг, приемную комиссию и международный отдел.

Перед командой стояли следующие задачи:

• Интеграция всех источников лидов и внешних систем в единую CRM-платформу;
• Разработка взаимосвязанных воронок, отражающих реальные процессы приемной кампании;
• Организация специализированного процесса работы с иностранными абитуриентами;
• Внедрение системы сквозной аналитики для оценки эффективности каналов привлечения;
• Автоматизация рутинных операций и создание единого пространства для анализа данных.

Реализованные решения

Единая система воронок

В CRM Университета МИСИС настроены пять взаимосвязанных воронок, охватывающих весь путь абитуриента. Решение обеспечивает сквозной процесс взаимодействия, автоматизирует коммуникацию и создает прозрачность на всех этапах приемной кампании:

Воронка «Лиды» — управление первичным интересом абитуриентов

Используется для сбора и квалификации первичных обращений (лидов) от потенциальных абитуриентов. Главные задачи — фильтрация потока, автоматизация проверки данных, консультирование, отсев спама и нецелевых обращений. Автоматизация и выстроенная логика обработки лидов помогает предотвратить потерю контактов и превратить поток обращений в структурированную и управляемую базу потенциальных студентов.

Воронка «Прогрев» — формирование интереса

Ориентирована на сегментацию базы абитуриентов для рассылок, информирования и постепенного вовлечения до момента подачи заявления. Сегментация проводится по степени заинтересованности — от общей подписки до выбора конкретных направлений, что позволяет организовать адресную коммуникацию. Регулярное «прогревание» базы поддерживает интерес, формирует подготовленную аудиторию для будущих приемных кампаний.

Воронка «Поступление» — сопровождение подачи документов

Осуществляет управление всеми этапами подготовки и подачи заявлений абитуриентов, обеспечивая прозрачный мониторинг статуса и действий каждого абитуриента. Благодаря интеграции с внутренними системами университета, обеспечивает отображение полной динамики приемной кампании в режиме реального времени.

«Вопросы и заявки от абитуриентов» — поддержка и коммуникации

Служит для обработки вопросов, обращений и заявок на поступление. Обеспечивает стандартный алгоритм обработки, контроль качества ответа, автоматизацию маршрутизации писем, отсев нерелевантных запросов и защиту от ошибок. Устанавливает единый стандарт сервисного взаимодействия университета с абитуриентами.

«Иностранные абитуриенты» — отдельный поток

Учитывает особенности документооборота и коммуникаций с зарубежными кандидатами. Позволяет автоматизировать и стандартизировать процесс сбора документов и сведений об абитуриентах, обеспечивая прозрачность и повышение скорости обработки заявок.

Управление мероприятиями

В CRM реализован блок «Мероприятия», который автоматизирует регистрацию, учет и аналитику событий.

Ключевые возможности:

• Умные формы регистрации: позволяют собирать полные данные об абитуриенте, включая контакты, планы на поступление, источник перехода и согласие на обработку данных. Они гибко настраиваются под разные типы мероприятий, показывают только релевантные поля и поддерживают русский и английский языки.
• Учет посещаемости: посещение фиксируется по QR-коду или по методу кинотеатра. Менеджеры видят, кто зарегистрировался и реально присутствовал, а статистика сразу отражается в CRM.
• Ограничение количества участников: организатор задает лимит мест — при его достижении форма автоматически закрывается, а пользователи видят уведомление о завершении регистрации. Это исключает переполненность и делает мероприятия комфортными.
• Сбор обратной связи: после события участники получают автоматическую анкету. CRM собирает оценки и комментарии, помогая улучшать формат мероприятий и повышать вовлеченность абитуриентов.

Дашборд приемной кампании

Дашборд приемной кампании в CRM стал для Университета МИСИС единым аналитическим центром управления приемом. Он объединяет данные из всех воронок — от лидов до зачисления — и показывает ключевые показатели в наглядной форме.

Благодаря данному инструменту анализа сотрудники видят эффективность каналов, активность абитуриентов и динамику заявок в одном интерфейсе. Это позволяет оперативно оценивать ход кампании и принимать решения на основе фактов.

Дашборд помогает оптимизировать стратегию привлечения, оценивать эффективность мероприятий и формировать пул лояльных контактов для будущих приёмов.

Интеграция CRM и Яндекс.Метрики

Внедрена система сквозной аналитики, которая объединяет данные о поведении пользователей на сайте с реальными заявками в CRM. Это позволяет отслеживать полный путь абитуриента — от первого посещения сайта до подачи документов.

При посещении сайта каждый пользователь получает уникальный идентификатор, который сохраняется при заполнении форм и передается в CRM. Это позволяет связать действия абитуриента на сайте с его заявкой и дальнейшим поступлением.

Ключевые преимущества для университета:

• Оценка эффективности рекламных каналов — можно точно определить, какие источники трафика приносят не просто заявки, а реальных студентов;
• Понимание поведения абитуриентов — система выявляет наиболее эффективные сценарии взаимодействия с сайтом;
• Оптимизация маркетингового бюджета — данные позволяют перераспределять средства в каналы с максимальной конверсией;
• Автоматизация сбора данных — вся информация актуализируется ежедневно без участия сотрудников.

Таким образом, университет получил инструмент для более точной оценки эффективности маркетинговых активностей и может принимать стратегические решения на основе объективных данных о поведении абитуриентов.

Итоги проекта

Внедрение CRM-системы позволило Университету МИСИС перейти от разрозненных инструментов к единой цифровой экосистеме управления приемной кампанией.

Все обращения, заявки и взаимодействия с абитуриентами теперь проходят через централизованную CRM, где каждый этап — от первого контакта до зачисления — прозрачен и управляем.

Реализованные решения повысили эффективность работы приемной комиссии, улучшили качество коммуникации с абитуриентами и создали основу для дальнейшего развития цифровых сервисов университета.